Office 365 als Netwerklocatie

Met Office 365 kan je bestanden en dergelijke eenvoudig opslaan in Sharepoint. Ook zit er e-mail functionaliteit bij met online Outlook. Onlangs wilde ik een bestand versturen vanuit Sharepoint. Vanuit Sharepoint was ik alleen in staat een link te sturen. Om dit op te lossen sloeg ik het bestand eerst lokaal op om het vervolgens te versturen. Erg omslachtig. Het versturen van alleen een link is niet in alle gevallen bruikbaar, omdat de ontvanger toegang moet hebben tot het bestand. Er zijn veel situaties waarin dit niet kan.
Na wat rondzoeken vond ik niet echt een passend antwoord. Dus zelf maar even kijken. Bijvoorbeeld een mogelijkheid om te synchroniseren met SharePoint Workspace. Helaas moet je daarvoor de portemonnee trekken. En voor dit probleem vond ik dat niet echt nodig.

Netwerkschijf

Wat ik eigenlijk nodig had was een netwerkschijf die ik vanuit allerlei plekken kan benaderen. Zo’n schijf maken is relatief eenvoudig. Ga naar ‘Computer’ en klik bovenaan op ‘Netwerk verbinding maken’.
Het volgende scherm verschijnt:
Klik op ‘Verbinding met een website maken waar u documenten en afbeeldingen kunt opslaan’.

Klik op ‘Volgende’.
Er is nu één optie. Indien er meerdere getoond worden, kies dan voor ‘Een aangepaste netwerklocatie selecteren’ en klik op ‘Volgende’.







Geef de locatie op. Dit is waarschijnlijk iets als: http://<bedrijfsnaam>.onmicrosoft.com/TeamSite
Klik op ‘Volgende’.
Geef een naam op, waaraan de locatie herkend kan worden.
Klik op ‘Volgende’.
Je kunt de locatie direct laten openen, door het vinkje aan te zetten (standaard).
Klik op ‘Voltooien’.
De verkenner met alle bestanden die online staan wordt geopend. Vanaf nu kan je deze locatie eenvoudig bereiken. Bijvoorbeeld met Outlook online:

Conclusie

De ‘Mijn Office365 Documenten’ is beschikbaar als webfolder. Dus je kan deze vanuit allerlei locaties benaderen. Op deze manier kan je heel makkelijk bij de documenten op SharePoint komen zonder de aanschaf van nieuwe software zoals SharePoint Workspace of een third-party oplossing.
Bovendien kan je nu ook heel snel bestanden uploaden. Gewoon in de map plaatsen. En met wat handigheid zou je hem zelfs offline beschikbaar moeten kunnen maken. Het nadeel is wel dat je ook allerlei bestanden ziet, die een meer verborgen karakter zouden hebben in bijvoorbeeld SharePoint Workspace.


Een alternatieve werkwijze vond ik hier.